Verfahrensdokumentation für die Gastronomie

Warum brauchen Gastronomen eine Verfahrensdokumentation?

Verfahrensdokumentation & GoBD

GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ und betrifft alle Unternehmen in Deutschland

BMF 14.11.2014 (BMF IV A 4 – S0316/13/1003) aktualisiert am 28.11.2019

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (bundesfinanzministerium.de)


Neuregelungen durch GoBD

Die wesentlichen Neuregelungen durch die GoBD:

  • Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen
    • Tägliche Erfassung von Bargeschäften
    • Zählung des physischen Kassenbestandes (Bargeld)
    • Führung eines Kassenbuchs
    • Kassendifferenzen
  • Unveränderbarkeit / UnverFÄLSCHbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
    • Beachtung besondere Bestimmungen bei periodenbezogener Buchführung, nur durch ordnungsgemäße Grundaufzeichnung möglich!
    • Festschreibung von Buchungen
  • Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten
    • Digitale oder digitalisierte Belege
    • Grund(buch)aufzeichnungen
    • Buchungen
    • Sonstige Unterlagen
    • Stammdaten
    • Verfahrensdokumentation

Häufige Fragen zur Verfahrensdokumentation

Quelle zu allen Teilen bei denen wir uns auf eine RZ. Beziehen:
BMF 28.11.2019 (BMF IV A 4 – S0316/19/1003)

Braucht man eine Verfahrensdokumentation wirklich?

Rz. 150:
„Für die (Betriebs-)Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.“

Reicht eine Verfahrensdokumentation für die Kasse oder was muss noch beschrieben werden?

Rz. 151:

Für jedes DV-System, in dem steuerrelevante, aufbewahrungspflichtige Daten entstehen oder vorgehalten werden, muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“

Rz. 20:

„Einbezug von Vor- und Nebensystemen, z.B. Warenwirtschaft, Fakturierung, Kassensysteme, etc.“

Ich befasse mich mit dem Thema, wenn die Prüfungsanordnung von der Finanzverwaltung kommt. Das reicht doch, oder?

Rz. 34:

„Eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation muss den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen und darüber hinaus die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen.“

Eine rückwirkende Erstellung ist daher schwierig / unmöglich. Eine Verfahrensdokumentation zum Zeitpunkt der Prüfung ist besser als keine aber rettet mich im Zweifel nicht. Für den Prüfungszeitraum liegt dann keine Verfahrensdokumentation vor. Unsere Empfehlung: Jetzt mit dem Thema befassen und nicht erst, wenn es zu spät ist, denn Wenn etwas WICHTIGES DRINGEND wird, ist es meistens schon zu spät!“

Der Softwareanbieter hat mir seine Verfahrensdokumentation mitgegeben. Damit ist das erledigt?

Rz. 66:

„Es muss ersichtlich sein, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.“

Die Dokumentation des Softwareanbieters ist ein wichtiger Bestandteil der Verfahrensdokumentation aber niemals die Komplettlösung.

Die Buchhaltung macht mein Steuerberater. Also liegt das auch in seiner Verantwortung…

Buchhaltung ist mehr als das, was beim Steuerberater stattfindet. Die Buchhaltung beginnt weit vorher und endet mit der Vernichtung nach x Jahren. Der Steuerberater ist ein wichtiger Bestandteil aber ohne Unternehmer geht es nicht!

Die Zuständigkeit für das Thema liegt bei jedem Unternehmer selbst, nicht beim Steuerberater!

Es gibt ja für viele Bereiche Musterverfahrensdokumentationen. Die ändere ich ab und dann passt das für mein Unternehmen?!

Die Verfahrensdokumentation beschreibt alle individuellen Abläufe im Unternehmen, daher ist eine „Muster-Verfahrensdokumentation“ als Vorlage kein gutes Mittel

Eine Verfahrensdokumentation, die nicht zum Unternehmen passt, kann schlimmer sein als, wenn keine Verfahrensdokumentation existiert

Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation? Wollt ihr jetzt ernsthaft wissen, wie ich meine Pizza backe?

Eine Verfahrensdokumentation ist wie Bedienungsanleitung des Unternehmens für die kaufmännischen Prozesse. Diese möchte der Finanzbeamte bei einer Prüfung sehen, weil die Prozesse durch Digitalisierung komplex und nicht auf den ersten Blick erkennbar sind.

Nicht: Wie belege ich die Pizza. Erst Salami, dann Käse oder umgekehrt sondern wie wird die Ware bestellt, die Rechnung empfangen, aufbewahrt, verbucht, festgeschrieben, …. Vernichtet. Außerdem wie wird die Ware verkauft? Kasse – Beschreibung, Rechnung – Beschreibung, etc.

Wie läuft die Erstellung der Verfahrensdokumentation ab?

  • Hier Angebot anfordern
  • Beauftragung des Angebots nach telefonischer Abstimmung und Terminabstimmung
  • Gemeinsamer Termin (entweder persönlich vor Ort beim Kunden oder Online)
  • In diesem Termin werden von unseren Experten zahlreiche Fragen gestellt und die Abläufe im Unternehmen betrachte und beschrieben
  • Was vor Ort nicht geklärt werden kann, verbleibt als ToDo Liste beim Gastronom oder es wird ein weiterer Termin vereinbart
  • Nach Klärung der letzten offenen Punkte wird die individuelle Verfahrensdokumentation von uns erstellt inkl. Handlungsempfehlungen für den Kunden
  • Die Verfahrensdokumentation wird an den Kunden versendet
  • Ist das eine einmalige Sache?

    Rz. 150:

    Für die Prüfung ist eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

    Ja und nein. Die Erstellung ist eine einmalige Arbeit. Ändern sich relevante Dinge im Unternehmen, die die Verfahrensdokumentation betreffen muss, die Verfahrensdokumentation angepasst werden. Wir erinnern unsere Kunden jährlich an die Aktualisierung und unterstützen bei Bedarf.

    Warum hat man noch nicht viel von dem Thema gehört?

    Verfahrensdokumentation nach GoBD ist seit 01.01.2015 verpflichtend.

    Die Jahre 2015 bis 2017 waren ein „Testzeitraum“ für alle Beteiligten. Selbst die Finanzverwaltung wusste noch nicht, wie man mit dem Thema umgehen soll.

    Ab Prüfungszeitraum 2018 wird vermehrt im Rahmen einer Betriebsprüfung nachgefragt

    Prüfungszeitraum einer Betriebsprüfung umfasst in der Regel 3 Jahre

     In 2021 gab es kaum eine Betriebsprüfung ohne Nachfrage nach der Verfahrensdokumentation, ab 2022 wird bei nahezu jeder Betriebsprüfung danach gefragt

    Unsere Branche ist stark von Corona betroffen. Da wird man wohl ein Auge zudrücken?!

    Corona ist zwar seit 2020 im Fokus, befreit aber niemanden von der Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

    Eine Verfahrensdokumentation kann nicht rückwirkend erstellt werden

    Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation schließt kein Unternehmen aus – egal ob Gewinner oder Verlierer der Krise!

    „Bei den Gewinnern ist was zu holen.“ Es wird viel Geld benötigt um die umfangreichen Hilfestellungen zu finanzieren!

    Die „Verlierer“ haben Unterstützungen erhalten. Wenn der Gastronom eine Überprüfung der Corona Hilfen vom Finanzamt bekommt, wird mit Sicherheit auch nach der Verfahrensdokumentation gefragt.


    Worauf sollte man bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation achten?

    1. Die Verfahrensdokumentation sollte individuell für dein Unternehmen erstellt werden!

    • Eine Musterverfahrensdokumentation bildet nicht die Verfahren und Abläufe in deinem Unternehmen wieder …


    2. Alle Bereiche, die im Unternehmen das Betriebsergebnis betreffen, müssen in der Verfahrensdokumentation abgebildet sein!

    • Belegeingang, Kasse, Belegausgang, elektronisches Fahrtenbuch, Zeiterfassung, Materialwirtschaft…


    3.  Bei der Erstellung solltest du dir Unterstützung von Experten holen!

    • Auftretende Fragen können so direkt im Gespräch geklärt werden…
    • Unser Geschäftsführer Julian befasst sich seit 2015 ausgiebig mit der Thematik Verfahrensdokumentation. Branchenübergreifend hat er und sein Team weit über 100 Verfahrensdokumentationen für Unternehmen erstellt, ist häufig als Referent oder Gesprächspartner für Podcasts oder Interviews unterwegs und wir arbeiten bei verschiedenen Projekten aktiv mit. Es vergeht kein Tag, an dem wir uns nicht mit dem Thema GoBD befassen.
    • Gastrodina befasst sich ausschließlich mit der Branche Gastronomie / Hotellerie, kennt somit die Besonderheiten und Herausforderungen der Betriebe und weiß, worauf zu achten ist.


    4. Mit der Verfahrensdokumentation solltest du explizite Handlungsempfehlungen für dein Unternehmen erhalten, wenn dies notwendig sein sollte!

    • Diese wertvollen Tipps sind neben der Verfahrensdokumentation ein zusätzlicher Mehrwert für dein Unternehmen…


    5. Die Verfahrensdokumentation sollte mindestens jährlich aktualisiert werden!

    • Dadurch stellst du sicher, dass die Dokumentation immer auf dem aktuellen Stand ist. Dies ist eine Mindestvoraussetzung…


    6. Die Aufnahme der Dokumentation sollte im Dialog mit einer Person und nicht Anonym über einen Onlinefragebogen erfolgen!

    • Nur so stellst du sicher, dass die tatsächlichen, relevanten Abläufe auch richtig in der Dokumentation dargestellt werden…


    7. Im Nachgang an die Erstellung solltest du immer einen persönlichen Ansprechpartner im Bezug auf deine Verfahrensdokumentation haben!

    • Veränderungen im Unternehmen können dadurch zeitnah auf ihre Relevanz für die Dokumentation überprüft werden…


    8.  Die Daten sollen nicht für alle verfügbar sein! Daher: Ordner statt PDF!

    • Die sensiblen Daten sollten nicht in falsche Hände geraten, da es sich um firmeninterne Prozesse/Abläufe handelt…
    • Eine PDF gibt sich leichter aus der Hand. Der Ordner verlässt das Unternehmen nicht!


    9. Die Daten der Dokumentation sollten deinem Unternehmen nicht digital zur Verfügung stehen!

    • Die digitale Form erleichtert es dem Finanzamt, nach bestimmten „Schlagwörtern“ in der Dokumentation zu suchen…


    10. Die Kosten der Verfahrensdokumentation sollten vor der Beauftragung festgelegt sein!

    • Eine Abrechnung nach Aufwand kann ein böses Erwachen nach sich ziehen…