Vorteile sehen, Chancen nutzen und nebenbei die Verpflichtung erfüllen

Die Verfahrensdokumentation (V.-Doku) ist die „Bedienungsanleitung“ deines Unternehmens, in der alle Prozesse aufgeführt werden, die das Betriebsergebnis verändern.

Bereits seit 2015 ist jeder Unternehmer durch die gesetzlichen Anforderungen (HGB, AO, GoBD) zur Erstellung verpflichtet.
Es geht unter anderem um die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen deines Betriebs. Die V.-Doku soll einem sachverständigen Dritten (dem Betriebsprüfer) in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und das Unternehmen verschaffen.

Spätestens jetzt ist jedem Leser klar, dass die Verfahrensdokumentation ein Paradebeispiel deutscher Bürokratie ist.

Keiner hat sie, jeder braucht sie und alle finden sie öde.

Lösen wir uns kurz von dem ganzen Papierkram und setzen den Fokus auf die Vorteile, die es bringt, wenn du sämtliche kaufmännische Prozesse durchforstet und diese niederschreiben musst. Schlagartig erscheint die V.-Doku schon gar nicht mehr als lästig, sondern als längst überfällig.

Ganz klar, es liegt auf der Hand:
Jeder Unternehmer bekommt gerade die Chance, sämtliche kaufmännischen Prozesse zu hinterfragen. Stehen sich manche Prozesse selbst im Weg und du könntest sie optimieren?

Schreibst du diese Prozesse dann nieder, hast du automatisch Standards gesetzt.

Gibst du dir Mühe, eine detaillierte V.-Doku aufzusetzen, steht auch schon ein Großteil der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Nicht nur das. Mit der fertigen* V.-Doku sind alle Prozesse dokumentiert, die von manchen Mitarbeitern besser bewacht werden als Fort Knox.

Nun ist dein Unternehmen transparent und geschützt vor längeren Mitarbeiterausfällen wie Krankheiten, Schwangerschaften oder unschönen Abgängen wie Kündigungen. Das Wissen im Kopf weniger Mitarbeiter sollte transparent für alle mit entsprechenden Berechtigungen sein.
Auch im Falle einer Vertretung durch eine andere Abteilung kann sich der entsprechende Mitarbeiter selbst helfen und nachlesen. „Wie ging das noch gleich?“
Ist es nicht schön, wenn du deinen Mitarbeitern Hilfe zur Selbsthilfe geben kannst und sie zum eigenständigen Denken anregst?

Und was, wenn du als Unternehmer ausfällst? Katastrophe! …… Oder?
Wir versichern dir: es schläft sich besser, wenn du weißt, wo deine Mitarbeiter Informationen nachlesen können. Bist du längere Zeit verhindert, dann kann dein Unternehmen weiterlaufen.

Möglicherweise stehst du auch kurz davor, dein Unternehmen zu verkaufen oder weiterzugeben. Auch in diesem Fall, macht das Erstellen einer V.-Doku absolut Sinn (unabhängig davon, dass der Gesetzgeber dies vorgeschrieben hat).
Übergibst/verkaufst du ein Unternehmen im laufenden Betrieb, dann steht die Prozessbeschreibung schon.

Falls du jetzt noch nicht zum nächsten PC rennst und mit der Erstellung deiner V.-Doku beginnen willst, dann kontaktier uns gerne und wir kümmern uns um alles.

Dein Team von GASTRODINA

*eine V.-Doku muss laufend aktuell gehalten werden.